Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции

Как прописать в приказе присвоение номеров входиящей и исходящей корреспонденции – вопросы к юристу – 2019

Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

  • порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу,
  • дата документа (регистрации),
  • краткое содержание,
  • подразделение, подготовившее документ,
  • исполнитель,
  • срок исполнения,
  • отметка об исполнении (ход исполнения),
  • номер дела, куда подшит документ.

Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.

Каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ.

К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т. е.

Регистрация входящих документов

Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству. Для сокращения времени регистрации очень часто используется печать входящих документов — специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения.

Образец такого штампа представлен ниже.

Обработка входящей корреспонденции

При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.

При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.

На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп — отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер. Канцелярия ООО «Ромашка» 20 г. № При необходимости отмечаются часы и минуты поступления документа.

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота.

Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов. Регистрация входящих документов Входящие документы обычно регистрируются централизованно.

В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.
Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

  • дата получения,
  • входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем,
  • автор (корреспондент) — т.е.

Некоторые секреты входящих документов

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно.

После того, как документ получил свой уникальный регистрационный номер, информация о нем вносится в специальный Журнал регистрации входящих документов. Как правило, в этом журнале необходимо будет заполнить следующие поля:

  • порядковый номер записи,
  • присвоенный регистрационный входящий номер документа,
  • дата регистрации,
  • исходящий номер документа, присвоенный отправителем,
  • отправитель,
  • заготовок и краткое содержание документа,
  • отметка о наличии приложений,
  • адресат (генеральный директор, его замы и пр.),
  • исполнитель — сотрудник, которому документ передан на исполнение,
  • ссылка на электронную копию письма,
  • примечание.

После того, как запись в журнал внесена, документ считается зарегистрированным и отправляется на рассмотрение адресату — руководителю или его заместителям.

Делопроизводство от а до я. работа с входящей корреспонденцией

После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

  • письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения,
  • все рекламные письма,
  • поздравительные письма и телеграммы,
  • приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций,
  • печатные издания (книги, брошюры, журналы),
  • пакеты с пометой «лично»,
  • копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов,
  • информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ.

Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа.

Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.

Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе.

Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой.

Как присваивают номер входящей корреспонденции

При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: — подписания (для документов, не подлежащих утверждению), — утверждения (для документов, подлежащих утверждению), — заседания или принятия решения (для протоколов), — события (для актов). Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Журнал регистрации входящих писем: как вести нумерацию и обнулить ее с нового года

Чтобы избежать двойной регистрации одного и того же письма (например, сначала его прислали по факсу, а затем оригинал с курьером), отслеживайте исходящий номер отправителя. Этот реквизит вы можете добавить в форму регистрации входящей корреспонденции.

https://www.youtube.com/watch?v=zUem2JTUGcI

Рекомендуем материалы по теме: В небольших организациях, как правило, всей корреспонденцией – исходящей и входящей – занимается один человек, обычно секретарь или офис-менеджер.

В крупных же компаниях с множеством подразделений поток документации может быть очень большим и разнородным, поэтому зачастую каждое подразделение имеет свой журнал регистрации почты с собственной нумерацией – такая система регистрации называется децентрализованной.

Рекомендуем материалы по теме: Формат нумерации входящих писем не регламентирован, и каждая организация может использовать на свое усмотрение цифровые и буквенные обозначения – коды подразделений, номенклатуры дел и т.д.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция

Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере. В электронном журнале в формате doc, docx, xls.

Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных.

Нумерация исходящих писем и приказов

В секретариате хранятся документы, прошедшие регистрацию ( журнал исходящих).

В некоторых случаях возможно текущее хранение документов подразделения(в копиях), если они затрагивают стратегические вопросы организации.

Т.е. у Вас хранятся документы за подписью генерального директора или замов. Все документы подразделений, особенно касаемые переписки по договору/контракту, находятся в подразделении.

Если компания небольшая, то хранение всей документации осуществляется секретарем. Тогда необходмио разделить исходящие документы либо по компаниям-адресатам-клиентам, либо вести сплошную регистрацию.

Если информация исходит вовне, она должна быть зарегистрирована, т.е.

иметь дату создания и индивидуальный номер.

Делопроизводство от А до Я

Работа с входящей корреспонденцией

Автор (корреспондент) документаПри регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа.

Если таковой отсутствует, то в графе указывается «б/н» (без номера).

5. Дата поступленияПереносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационном штампе).

6. Регистрационный (входящий) номер документаРегистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

Регистрация документов в вопросах и ответах

Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку.

Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями.

Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

  1. кадровые приказы,
  2. внутренние служебные записки,
  3. протоколы планерок (оперативок) и т.п.
  4. поступающую корреспонденцию (входящие документы),
  5. исходящие документы,
  6. Разделение регистрационных учетов.

    Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация.

    Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

  7. протоколы совета директоров,
  8. приказы по основной деятельности,
  9. распоряжения,
  1. Регистрация ведется в пределах календарного года.

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

В отдельных случаях помимо даты также ставится и время поступления документа (часы и минуты). ООО «Лотос» Вх. № 348 «23» июля 2011 г.

или ООО «Лотос» «23» июля 2011 г. вх. № 348/05-03 Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа.

С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др., Общ.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

Смотрите видео: Присвоение специальных званий в полиции РФ. Приказ МВД России от N 50. Юрист ОНЛАЙН СПб. (none 2019)

Источник: https://advokat-31.ru/7856-kak-propisat-v-prikaze-prisvoenie-nomerov-vkhodiiash.html

Регистрация исходящих документов

Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. 

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.

Подготовка исходящего письма

Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:

  • исполнитель готовит проект письма,
  • если нужно, проводит процедуру согласования,
  • генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,
  • письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
  • письмо отправляется,
  • основной или визовый экземпляр письма помещается в дело.

Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.

Какие письма не регистрируются:

— коммерческие предложения;

— рекламные материалы;

— прайс-листы,

— поздравления;

— приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается).

Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.

Дата и номер письма

На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма:

_____________ № _______

Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:

Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!

Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер. В этом случае все адресаты помещаются в реквизит «Адресат», а если их больше четырех, то в реквизит вписывается фраза «Согласно списку рассылки», и письмо (вместе со списком!) отправляется каждому получателю.

Скачать Журнал регистрации исходящих документов, .xls, 23,0 КБ

Скачать Образец заполнения журнала исходящих документов,

xls, 26,0 КБ

Регистрация исходящих документов: учетная форма

В учетную форму регистрации исходящих документов (журнал, книга) вносится следующая информация:

— номер письма

— дата регистрации

— адресат

— заголовок к тексту письма (тема)

— информация о приложении (количество листов и экземпляров, возможно наименования прилагаемых документов)

— информация об исполнителе: либо отдел, либо фамилия и инициалы работника

— метод отправки (почта, курьер, электронная почта, другое)

— примечание

Регистрация исходящих документов подразумевает заполнение всех этих граф учетной формы. После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности.

Основной и визовый экземпляры письма

Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа.

Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте, то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело.

Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один – визовый – останется в организации.

В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги. Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре (если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне).

Визовый экземпляр исходящего письма – это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. На нем идентичный текст, стоит «живая» подпись руководителя и заполненный от руки штамп исходящего.

Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано. В папке (деле) письма располагаются по принципу «запрос-ответ» в хронологическом порядке.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1248

Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции

Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции

Исходящий номер формируется следующим образом. Сначала укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем. Через тире или косую черту напишите порядковый номер конкретного письма.

У вас получится: «01-14-256» или «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа. 12 Впишите исходящий номер в специальную строку бланка. Для ответного письма обязательно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано.

Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.

При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

Регистрация исходящих документов

Важно Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.
п.

производится по каждому виду раздельно.
Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрация документов

Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати.

Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

Источник: http://yurburo61.ru/kak-prisvoit-registratsionnyj-nomer-ishodyashhej-korrespondentsii/

Как присвоить исходящий номер письма

Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции

Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал? Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08? Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено.

Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Присвоить исх номер письму

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы: В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так: Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе. При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить.

Как присваивать номера исходящим письмам

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. Регистрация исходящих и внутренних документов Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными.

Указываются:

  • название подразделения, подготовившего документ,
  • исходящий номер документа;
  • дата документа;
  • адресат, т.е.

Источник: http://yuridicheskaya-praktika.ru/kak-prisvoit-ishodyashhij-nomer-pisma/

Как нумеруются исходящие документы

Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор. Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Сквозная нумерация исходящих документов

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей:- порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;- номера дела по номенклатуре дел.

Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:- для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;- для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 — очередной порядковый номер.В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

Как правильно нумеровать исходящие документы

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Источник: http://2155317.ru/kak-numeruyutsya-ishodyashhie-dokumenty/

Вопрос по правам
Добавить комментарий