График документооборота в бухгалтерии образец 2017
Чтобы создавать, получать, принимать бухгалтерские документы к учету, обрабатывать их и передавать своевременно и без проблем, необходимо организовать и контролировать весь процесс. Вам в помощь – образец графика документооборота в бухгалтерии 2017.
Что такое график документооборота в бухгалтерии и зачем он нужен
Одна из ключевых задач любой бухгалтерии – своевременная и качественная обработка документации, связанной с деятельности организации.
Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться. Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок.
Для этого нужен график – специальный документ, в соответствии с которым и будет организован документооборот.
График документооборота в бухгалтерии – это внутренний акт, который определяет порядок и сроки представления в отдел (бухгалтерию) первичных документов с целью своевременного их учета и регистрации.
График документооборота в бухгалтерии бланк
График документооборота в бухгалтерии образец 2017
График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:
- определяет порядок создания и движения первичной документации;
- позволяет своевременно получать документы от контрагентов;
- определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.
При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать. Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться. А вся ответственность ляжет на главбуха.
В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками.
Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам.
Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота. Чтобы составить и утвердить график документооборота 2017 рекомендуем вам скачать бланк и образец документа на 2017 год:
Таким образом, в любой организации должен быть составлен и утвержден четкий график документооборота с указанием ответственных лиц и сроками составления первичной документации. Такой график должен детально прописывать движение документов от сотрудников, которые отвечают за их составлением, до архива.
Эти стадии движения документов можно отразить либо в виде таблицы, либо в виде схемы. График должен содержать перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление сотрудников и сроки составления и сдачи этих документов.
Образец графика документооборота в бухгалтерии 2017
Разрабатывая график документооборота, организации по большей части руководствуются рекомендациями, которые дал Минфин СССР. Это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105. Оно не теряет своей актуальности до сих пор. Поэтому, разрабатывая график, можно применять именно этот документ.
Для удобства все документы можно разбить на несколько отдельных групп. Например:
- документы для контролеров (налоговиков, ФСС, Росстата и т.д.);
- документы для контрагентов (договоры, допсоглашения, платежки);
- документы для начисления зарплаты сотрудникам и др.
По группам назначаются ответственные. В графике документооборота указываются перечень сотрудников, которые отвечают за составление и сдачу в бухгалтерию той или иной документации, а также сроки представления первичных документов в отдел.
Например, в графике может быть указано, что водители предприятия после каждой смены в течение 24 часов обязаны представлять в бухгалтерию путевые листы (для списания расходов на ГСМ) и товарно-транспортные накладные (для списания товарно-материальных ценностей со складов).
См. Производственный календарь 2017
См. также производственный календарь на 2019
Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию.
График документооборота может быть прописан и в учетной политике. Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.
Этапами документооборота являются:
- оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);
- сдача документа в бухгалтерию;
- обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
- направление документа в архив и хранение документа.
Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии.
Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.
Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже.
График документооборота в бухгалтерии образец 2017
График документооборота в бухгалтерии бланк
Как утвердить для бухгалтерии график документооборота
График можно утвердить отдельным приказом руководителя организации. Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец – ниже.
Бланк приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии
Образец приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
ПРИКАЗ № 52
г. Москва
09.01.2017
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.
2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.
Генеральный директор ______________ А.В. Львов
Ознакомьте ответственных работников с графиком документооборота под роспись. Лучше всего для каждого такого сотрудника сделать распечатку фрагмента графика, где будет указано, какие документы и в какие конкретно сроки он обязан сдавать в бухгалтерию.
Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/51898-grafik-dokumentooborota-v-buhgalterii-obrazets-2017-qqq-17-m06
Приложение гГрафик документооборота График документооборота по предприятию, учреждению________________
Утверждено приказом № _____ от _____________г.
Наименование документа | Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | |||||||||
Кол-во экз. | Ответственный завыписку | Ответственный заоформление | Ответственный за исполнение | Срок исполнение | Ответственный запроверку | Кто представляет | Порядок представления | Срок представления | Кто исполняет | Срок исполнения | Кто исполняет | Срок передачи | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
ПриложениеД Образец графика документооборота
Унифицированнойформы графика документооборота нет.Каждое предприятие (организация)составляет его самостоятельно взависимости от количества сотрудников,видов деятельности и способа организациибухгалтерского учета. На практике этоможет быть перечень работ по созданию,проверке и обработке документов суказанием должностей исполнителей исроков выполнения работ.
Выдержка из графика документооборота для товарной накладной на отгрузку товаров (типовая форма № торг-12)
«Утверждаю»
ДиректорОАО «Энергосервис»
___________________(И.В. Сергиенко)
График документооборота в ооо «Энергосервис»
Вводится в действие с 1 января 2012 года
Наименование документа:
Товарная накладная (форма№ ТОРГ-12)
Оформление документа:
Количество экземпляров: 2.
Ответственный за исполнение: кладовщик.
Срок исполнения: в момент отгрузкитовара.
Куда передает документ:
1-й экземпляр – покупателю (в моментотгрузки товара);
2-й экземпляр – в бухгалтерию (ежедневнодо 17.00 вместе с отчетом).
Проверка и обработка документа:
Кто представляет: кладовщик (ежедневнодо 17.00 вместе с отчетом).
Ответственный за исполнение: бухгалтер.
Срок исполнения: в течение следующегорабочего дня после получения.
Передача документа в архив организации:
Ответственный за исполнение: бухгалтер.
Срок исполнения: в течение месяца поокончании отчетного года.
Работники фирмы(табельщики, кладовщики, подотчетныелица, снабженцы и др.) должны оформлятьи сдавать документы, которые относятсяк сфере их деятельности в срок, указанныйв графике.
Для этого каждомуисполнителю необходимо вручить копиювыписки из графика документооборота.В ней перечислены документы, которыеон должен оформлять или получать отдругих фирм, указаны сроки их представленияи подразделение фирмы, в которое работникдолжен документы сдать. Работнику нужнона выписке расписаться.
Оформлять иподписывать первичные документы могутне все сотрудники фирмы. Переченьработников, которые имеют на это право,должен утвердить руководитель фирмыпо согласованию с главным бухгалтером(п.3 ст.9Закона обухгалтерском учете).
График документооборота- это схема, которая описывает движениепервичных документов на фирме от моментаих создания (получения) до моментапередачи на хранение. Как правило, графиксоставляют под руководством главногобухгалтера. Руководитель должен утвердитьего в составе учетной политики фирмы.
График документообороталучше составить в виде схемы или таблицы,в которой необходимо указать ответственныхза оформление, обработку и проверкукаждого документа, срок, в который долженбыть составлен каждый документ, и порядокего передачи в архив.
Пример графикадокументооборота показан на следующейстранице.
Источник: https://StudFiles.net/preview/1757796/page:5/
➤ График документооборота на предприятии образец
В статье расскажем, почему вам нужен график документооборота, и как составить его самостоятельно за 4 шага. Скачайте заполненные образцы и бланки, чтобы использовать их в работе.
Скачайте и используйте полезные образцы:
Для чего нужен график документооборота в учетной политике
Компания обрабатывает несколько сотен видов документов. Каждое подразделение составляет и исполняет как типовые, так и собственные виды документов, которые сопровождают и подтверждают его деятельность.
При этом специалисты должны составить, исполнить, передать на хранение и уничтожить каждый документ своевременно. Особенно важно вовремя обрабатывать бухгалтерские, финансовые и кадровые документы, потому что сроки их исполнения часто устанавливают законодательно.
Чтобы не пропустить нужную дату и четко регламентировать исполнение документов предприятия, используют специальный график.
★Узнайте основные правила и принципы документооборота
График документооборота – это полный перечень всех документов предприятия. Его разрабатывают и утверждают в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту.
В графике указывают, кто отвечает за разработку и оформление документов, устанавливают сроки, в которые их нужно составить и передать исполнителям. График документооборота 2019 относят к основным элементам системы внутреннего контроля в компании и считают одним из показателей ее надежности.
Аудиторы во время проверок с большей вероятностью вынесут положительное заключение организации, в которой такой график составили.
Образец инструкции по делопроизводству
Скачать образец
Наличие в компании графика документооборота позволяет:
- упорядочить документопоток и все процедуры документооборота;
- оперативно контролировать, в срок ли составляют, обрабатывают и исполняют документы;
- своевременно формировать отчетные формы;
- исключить авралы и обеспечить ритмичность работы исполнителей;
- в установленные сроки формировать дела и передавать их на архивное хранение;
- гарантировать своевременную обработку документов;
- в срок получать информацию, которая необходима, чтобы оперативно принимать управленческие решения.
Кто разрабатывает график документооборота
График можно разработать для всех подразделений, как единый документ, и для одной службы. Последнее подходит для отделов с большим документооборотом. Например, для кадровой или HR-службы, бухгалтерии, финансового отдела, а так же подразделений, в функции которых ходит учет и хранение продукции, комплектующих и товарно-материальных ценностей.
График документооборота первичных учетных документов в подразделении может разработать специалист, который хорошо знает пакет документов службы и установленные для их разработки и исполнения сроки.
Разработку графиков документооборота на крупных предприятиях часто отдают на аутсорсинг — нанимают экспертов или заключают договор с консалтинговой компанией. Оптимальный вариант — сотрудничество экспертов и работников служб компании, которых руководитель назначит ответственными своим приказом.
Чаще компании стараются экономить и обходиться своими силами. В таком случае, будет лучше, если сводный график документооборота на основании графиков подразделений организации составит служба делопроизводства. Но с этим поручением справится и секретарь, если поток документов в компании небольшой.
6 полезных схем-памяток от журнала «Справочник секретаря», которые помогут вам правильно работать с документами
Скачать 6 схем-памяток
Как составить график документооборота
Унифицированной формы для этого документа нет. В качестве примера вы можете использовать образец графика документооборота, который Минсельхоз РФ утвердил в «Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях» от 16 мая 2005 года.
То, какие сведения нужно включить в график документооборота вашей компании, зависит:
- от объема документопотоков и специфики производственной деятельности подразделений;
- состава подразделений;
- типов и видов первичной учетной документации, которые используют в подразделении;
- регламентов составления, обработки и исполнения документов компании;
- наличия средств автоматизированного учета и документооборота, используемого программного обеспечения.
Полезная подсказка от журнала «Система Кадры». Перечень обязательных и рекомендованных кадровых документов
Скачать таблицу полностью
Пошаговый алгоритм составления графика документооборота
Шаг 1. Определите перечень документов, которые сопровождают деятельность компании и разрабатывают внутри нее. Кроме регулярной первичной документации по кадрам и бухгалтерии включите в перечень разовые документы и те, которые составляют время от времени.
Шаг 2. В подразделениях, которые работают с первичной документацией, назначьте ответственных. Они будут составлять, оформлять и передавать документы на утверждение и исполнение.
Пример По каждому документу в графике назначьте ответственными за составление и оформление:
|
Шаг 3. Установите сроки, в которые необходимо согласовать, утвердить и передать на исполнение каждый документ.
Шаг 4. Оформите график по удобной вам форме. Чаще всего используют таблицу, содержание граф в которой определяют по потребностям организации и подразделения.
Пример заполненного графика документооборота
Скачать образец
Как оформить график документооборота
Используйте упрощенную форму графика, если у вас маленькая компания с небольшим документооборотом. Образец бланка смотрите в начале статьи >>
Для большой компании график документооборота можно составить для каждого подразделения, по форме с разбивкой на операции.
График документооборота для бухгалтерии
Скачать образец
Итог График документооборота позволит оперативно контролировать составление и утверждение документов. Включайте обязанность по соблюдению сроков, установленных графиком, в должностные инструкции сотрудников. Это повысит исполнительскую дисциплину в компании. |
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210863-grafik-dokumentooborota-19-m6