График документооборота в строительной организации образец

График документооборота в бухгалтерии образец 2017

График документооборота в строительной организации образец

Чтобы создавать, получать, принимать бухгалтерские документы к учету, обрабатывать их и передавать своевременно и без проблем, необходимо организовать и контролировать весь процесс. Вам в помощь – образец графика документооборота в бухгалтерии 2017.

Что такое график документооборота в бухгалтерии и зачем он нужен

Одна из ключевых задач любой бухгалтерии – своевременная и качественная обработка документации, связанной с деятельности организации.

Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться. Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок.

Для этого нужен график – специальный документ, в соответствии с которым и будет организован документооборот.

График документооборота в бухгалтерии – это внутренний акт, который определяет порядок и сроки представления в отдел (бухгалтерию) первичных документов с целью своевременного их учета и регистрации.

График документооборота в бухгалтерии бланк

График документооборота в бухгалтерии образец 2017

График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:

  • определяет порядок создания и движения первичной документации;
  • позволяет своевременно получать документы от контрагентов;
  • определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать. Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться. А вся ответственность ляжет на главбуха.

В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками.

Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам.

Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота. Чтобы составить и утвердить график документооборота 2017 рекомендуем вам скачать бланк и образец документа на 2017 год:

Таким образом, в любой организации должен быть составлен и утвержден четкий график документооборота с указанием ответственных лиц и сроками составления первичной документации. Такой график должен детально прописывать движение документов от сотрудников, которые отвечают за их составлением, до архива.

Эти стадии движения документов можно отразить либо в виде таблицы, либо в виде схемы. График должен содержать перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление сотрудников и сроки составления и сдачи этих документов.

Образец графика документооборота в бухгалтерии 2017

Разрабатывая график документооборота, организации по большей части руководствуются рекомендациями, которые дал Минфин СССР. Это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105. Оно не теряет своей актуальности до сих пор. Поэтому, разрабатывая график, можно применять именно этот документ.

Для удобства все документы можно разбить на несколько отдельных групп. Например:

  • документы для контролеров (налоговиков, ФСС, Росстата и т.д.);
  • документы для контрагентов (договоры, допсоглашения, платежки);
  • документы для начисления зарплаты сотрудникам и др.

По группам назначаются ответственные. В графике документооборота указываются перечень сотрудников, которые отвечают за составление и сдачу в бухгалтерию той или иной документации, а также сроки представления первичных документов в отдел.

Например, в графике может быть указано, что водители предприятия после каждой смены в течение 24 часов обязаны представлять в бухгалтерию путевые листы (для списания расходов на ГСМ) и товарно-транспортные накладные (для списания товарно-материальных ценностей со складов).

См. Производственный календарь 2017

См. также производственный календарь на 2019

Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию.

График документооборота может быть прописан и в учетной политике. Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.

Этапами документооборота являются:

  • оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);
  • сдача документа в бухгалтерию;
  • обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
  • направление документа в архив и хранение документа.

Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии.

Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.

Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже.

График документооборота в бухгалтерии образец 2017

График документооборота в бухгалтерии бланк

Как утвердить для бухгалтерии график документооборота

График можно утвердить отдельным приказом руководителя организации. Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец – ниже.

Бланк приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Образец приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 52

г. Москва

09.01.2017

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.

Генеральный директор ______________ А.В. Львов

Ознакомьте ответственных работников с графиком документооборота под роспись. Лучше всего для каждого такого сотрудника сделать распечатку фрагмента графика, где будет указано, какие документы и в какие конкретно сроки он обязан сдавать в бухгалтерию.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/51898-grafik-dokumentooborota-v-buhgalterii-obrazets-2017-qqq-17-m06

Приложение гГрафик документооборота График документооборота по предприятию, учреждению________________

График документооборота в строительной организации образец

Утверждено приказом № _____ от _____________г.

Наименование документаСоздание документаПроверка документаОбработка документаПередача в архив
Кол-во экз.Ответственный завыпискуОтветственный заоформлениеОтветственный за исполнениеСрок исполнениеОтветственный запроверкуКто представляетПорядок представленияСрок представленияКто исполняетСрок исполненияКто исполняетСрок передачи
1234567891011121314

ПриложениеД Образец графика документооборота

Унифицированнойформы графика документооборота нет.Каждое предприятие (организация)составляет его самостоятельно взависимости от количества сотрудников,видов деятельности и способа организациибухгалтерского учета. На практике этоможет быть перечень работ по созданию,проверке и обработке документов суказанием должностей исполнителей исроков выполнения работ.

Выдержка из графика документооборота для товарной накладной на отгрузку товаров (типовая форма № торг-12)

«Утверждаю»

ДиректорОАО «Энергосервис»

___________________(И.В. Сергиенко)

График документооборота в ооо «Энергосервис»

Вводится в действие с 1 января 2012 года

Наименование документа:

Товарная накладная (форма№ ТОРГ-12)

Оформление документа:

Количество экземпляров: 2.

Ответственный за исполнение: кладовщик.

Срок исполнения: в момент отгрузкитовара.

Куда передает документ:

1-й экземпляр – покупателю (в моментотгрузки товара);

2-й экземпляр – в бухгалтерию (ежедневнодо 17.00 вместе с отчетом).

Проверка и обработка документа:

Кто представляет: кладовщик (ежедневнодо 17.00 вместе с отчетом).

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение следующегорабочего дня после получения.

Передача документа в архив организации:

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение месяца поокончании отчетного года.

Работники фирмы(табельщики, кладовщики, подотчетныелица, снабженцы и др.) должны оформлятьи сдавать документы, которые относятсяк сфере их деятельности в срок, указанныйв графике.

Для этого каждомуисполнителю необходимо вручить копиювыписки из графика документооборота.В ней перечислены документы, которыеон должен оформлять или получать отдругих фирм, указаны сроки их представленияи подразделение фирмы, в которое работникдолжен документы сдать. Работнику нужнона выписке расписаться.

Оформлять иподписывать первичные документы могутне все сотрудники фирмы. Переченьработников, которые имеют на это право,должен утвердить руководитель фирмыпо согласованию с главным бухгалтером(п.3 ст.9Закона обухгалтерском учете).

График документооборота- это схема, которая описывает движениепервичных документов на фирме от моментаих создания (получения) до моментапередачи на хранение. Как правило, графиксоставляют под руководством главногобухгалтера. Руководитель должен утвердитьего в составе учетной политики фирмы.

График документообороталучше составить в виде схемы или таблицы,в которой необходимо указать ответственныхза оформление, обработку и проверкукаждого документа, срок, в который долженбыть составлен каждый документ, и порядокего передачи в архив.

Пример графикадокументооборота показан на следующейстранице.

Источник: https://StudFiles.net/preview/1757796/page:5/

➤ График документооборота на предприятии образец

График документооборота в строительной организации образец

В статье расскажем, почему вам нужен график документооборота, и как составить его самостоятельно за 4 шага. Скачайте заполненные образцы и бланки, чтобы использовать их в работе.

Скачайте и используйте полезные образцы:

Для чего нужен график документооборота в учетной политике

Компания обрабатывает несколько сотен видов документов. Каждое подразделение составляет и исполняет как типовые, так и собственные виды документов, которые сопровождают и подтверждают его деятельность.

При этом специалисты должны составить, исполнить, передать на хранение и уничтожить каждый документ своевременно. Особенно важно вовремя обрабатывать бухгалтерские, финансовые и кадровые документы, потому что сроки их исполнения часто устанавливают законодательно.

Чтобы не пропустить нужную дату и четко регламентировать исполнение документов предприятия, используют специальный график. 

Узнайте основные правила и принципы документооборота 

График документооборота – это полный перечень всех документов предприятия. Его разрабатывают и утверждают в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту.

В графике указывают, кто отвечает за разработку и оформление документов, устанавливают сроки, в которые их нужно составить и передать исполнителям. График документооборота 2019 относят к основным элементам системы внутреннего контроля в компании и считают одним из показателей ее надежности.

Аудиторы во время проверок с большей вероятностью вынесут положительное заключение организации, в которой такой график составили.

Образец инструкции по делопроизводству

Скачать образец

Наличие в компании графика документооборота позволяет:

  • упорядочить документопоток и все процедуры документооборота;
  • оперативно контролировать, в срок ли составляют, обрабатывают и исполняют документы;
  • своевременно формировать отчетные формы;
  • исключить авралы и обеспечить ритмичность работы исполнителей;
  • в установленные сроки формировать дела и передавать их на архивное хранение;
  • гарантировать своевременную обработку документов;
  • в срок получать информацию, которая необходима, чтобы оперативно принимать управленческие решения. 

Кто разрабатывает график документооборота

График можно разработать для всех подразделений, как единый документ, и для одной службы. Последнее подходит для отделов с большим документооборотом. Например, для кадровой или HR-службы, бухгалтерии, финансового отдела, а так же подразделений, в функции которых ходит учет и хранение продукции, комплектующих и товарно-материальных ценностей.

График документооборота первичных учетных документов в подразделении может разработать специалист, который хорошо знает пакет документов службы и установленные для их разработки и исполнения сроки.

Разработку графиков документооборота на крупных предприятиях часто отдают на аутсорсинг — нанимают экспертов или заключают договор с консалтинговой компанией. Оптимальный вариант — сотрудничество экспертов и работников служб компании, которых руководитель назначит ответственными своим приказом.

Чаще компании стараются экономить и обходиться своими силами. В таком случае, будет лучше, если сводный график документооборота на основании графиков подразделений организации составит служба делопроизводства. Но с этим поручением справится и секретарь, если поток документов в компании небольшой. 

6 полезных схем-памяток от журнала «Справочник секретаря», которые помогут вам правильно работать с документами

Скачать 6 схем-памяток

Как составить график документооборота

Унифицированной формы для этого документа нет. В качестве примера вы можете использовать образец графика документооборота, который Минсельхоз РФ утвердил в «Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях» от 16 мая 2005 года.

То, какие сведения нужно включить в график документооборота вашей компании, зависит:

  • от объема документопотоков и специфики производственной деятельности подразделений;
  • состава подразделений;
  • типов и видов первичной учетной документации, которые используют в подразделении;
  • регламентов составления, обработки и исполнения документов компании;
  • наличия средств автоматизированного учета и документооборота, используемого программного обеспечения.

Полезная подсказка от журнала «Система Кадры». Перечень обязательных и рекомендованных кадровых документов

Скачать таблицу полностью

Пошаговый алгоритм составления графика документооборота

Шаг 1. Определите перечень документов, которые сопровождают деятельность компании и разрабатывают внутри нее. Кроме регулярной первичной документации по кадрам и бухгалтерии включите в перечень разовые документы и те, которые составляют время от времени.

Шаг 2. В подразделениях, которые работают с первичной документацией, назначьте ответственных. Они будут составлять, оформлять и передавать документы на утверждение и исполнение. 

Пример

По каждому документу в графике назначьте ответственными за составление и оформление:

  • приказа о приеме на работу – сотрудника отдела кадров или службы персонала;
  • протокола общего собрания участников – старшего юрисконсульта;
  • табеля учета рабочего времени – сотрудников по подразделениям;
  • расходных кассовых ордеров (форма КО-2) – бухгалтера-расчетчика.

Шаг 3. Установите сроки, в которые необходимо согласовать, утвердить и передать на исполнение каждый документ.

Шаг 4. Оформите график по удобной вам форме. Чаще всего используют таблицу, содержание граф в которой определяют по потребностям организации и подразделения. 

Пример заполненного графика документооборота 

Скачать образец

Как оформить график документооборота

Используйте упрощенную форму графика, если у вас маленькая компания с небольшим документооборотом. Образец бланка смотрите в начале статьи >>

Для большой компании график документооборота можно составить для каждого подразделения, по форме с разбивкой на операции. 

График документооборота для бухгалтерии 

Скачать образец

Итог

График документооборота позволит оперативно контролировать составление и утверждение документов. Включайте обязанность по соблюдению сроков, установленных графиком, в должностные инструкции сотрудников. Это повысит исполнительскую дисциплину в компании.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210863-grafik-dokumentooborota-19-m6

Вопрос по правам
Добавить комментарий