Где хранятся заявления работника на очередной отпуск

Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ

Где хранятся заявления работника на очередной отпуск

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться).

Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Внимание Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел.

При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

  • тарификационные ведомости;
  • табели и наряды работников вредных профессий;
  • трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
  • протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
  • протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
  • документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
  • списки работников, уходящих на льготную пенсию;
  • штатные расстановки;
  • книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет.

Сколько хранятся приказы на отпуск

Важно Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).Состав документов личного дела в настоящее время установлен только для работников государственных органов и органов местного само­управления.

Остальные организации (их кадровые службы и службы делопроизводства) самостоятельно разрабатывают и утверждают правила формирования личных дел (и не только) в зависимости от категорий работников и должностных уровней руководителей.

Не только в государственных органах и органах местного самоуправления, но и в коммерческих структурах сложилось правило «делового оборота», по которому в обязательном порядке формируются и ведутся личные дела руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера и внутреннего контролера / руководителя службы внутреннего контроля.
Личные дела таких сотрудников имеют постоянный срок хранения по ст. 656 а) ПТУД1.

Где хранить заявление на отпуска?

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Приказы на отпуск относятся к особо важным локальным документам предприятия, которые подтверждают законное право сотрудников уходить в ежегодный оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск.

Соответственно, такие бланки должны храниться в числе прочих документов в особых условиях, и в данной статье будут рассмотрены данные условия и сроки хранения приказных бланков.

Из ниже представленной статьи вы узнаете:

  • сколько хранятся приказы на отпуск;
  • как и где нужно хранить приказы на отпуск;
  • каковы особенности архивирования приказов на отпуск;
  • каков процесс регистрации приказов перед непосредственной процедурой архивирования;
  • допускается хранить вместо оригинала приказа (в случае его утери) ксерокопию.

Приказные документы разделяются на две категории: длительного и кратковременного хранения.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Исключения составляют:

  • акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
  • тарификационные ведомости — 25 лет;
  • протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
  • протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
  • списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения.

Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

Если организация комплексно решает вопрос о регламентации формирования дел, то в ситуации, которая описана в вопросе, она может вместе с номинальным и предметно-вопросным признаками формировать дела с учетом взаимосвязи документов и их одинаковых сроков хранения.

В номенклатуру дел могут быть включены следующие заголовки: Пример Заголовки дел с подшитыми в них заявлениями-основаниями к приказам в номенклатуре дел Показать Тогда все заявления, справки-вызовы и справки, которые являются основаниями для издания приказов о предоставлении всех видов отпусков, могут формироваться в одно дело вместе с приказами, тем более в небольшой организации с небольшим объемом документооборота (см. дело № 03-05 в Примере).

Источник: //autostrahovka24.ru/kak-pravilno-arhivirovat-zayavleniya-na-otpusk-i-prikaz/

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Где хранятся заявления работника на очередной отпуск

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами.

Это относится как к частным, так и к государственным организациям.

Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

  1. Организационные.
  2. Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
  3. Справочно-информационные.

Общие правила

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения.

ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ.

Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Документы об отпусках

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций.

75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста.

75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5. Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия.

75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском.

Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока.

Источник: //KadrovyhDel.ru/otpusk/srok-hraneniya-prikazov-i-zayavlenij.html

Важные правила оформления заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск – образец, в том числе за прошлые периоды

Где хранятся заявления работника на очередной отпуск
15 декабря 2018      Заявления

Ежегодный оплачиваемый отпуск обязательно предоставляется сотрудникам, которые отработали больше полугода в компании.

Для оформления  необходимо написать заявление на имя руководителя в свободной форме, но по определенным правилам документооборота.

Главное — соблюдать все сроки и помнить, что можно воспользоваться запасом в виде неиспользованных дней с прошлого года, если таковой имеется.

к оглавлению ↑

Нужно ли писать, если есть график?

Во многих компаниях руководство заранее заботится о распределении периодов отдыха. В таком случае в начале года составляется график, в котором работники должны расписаться.

Если такой документ имеется, то писать дополнительно ничего не обязательно. А вот руководитель должен в обязательном порядке уведомить сотрудника о том, что у него скоро будет законный очередной оплачиваемый период отдыха.

По Трудовому кодексу сделать это руководитель должен в срок, не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска.

Писать заявление необходимо, если графика отпусков в организации нет или работник в него не попал по уважительным причинам.

Также необходимо написать просьбу, если у сотрудника есть неиспользованный период  основного оплачиваемого отдыха за прошлый год, и работник хочет прибавить к отдыху в этом году.

Также обязательно оформлять заявление, если перерыв понадобился вне графика.

Как написать заявление, если в отпуск уходит директор, читайте здесь.

к оглавлению ↑

За сколько дней подавать на работу по ТК РФ?

Написать ходатайство о предстоящем отпуске необходимо, если графика нет. За какое время писать заявление, четко в ТК РФ не оговорено.

Однако четко установлена дата, не позднее которой нужно выплатить отпускные – 3 дня до начала отпускного периода.

Теоретически оформить заявление можно в любой день, но если сотрудник хочет, чтобы ему вовремя выплатили и рассчитали отпускные, то установлен трехдневный срок.

Подать заявление необходимо за 3 дня до первого дня долгожданного отдыха.

Можно написать и за день, но работодатель в этом случае не сможет исполнить свои обязанности по ТК РФ – выплатить в срок отпускные.

Кроме того, руководителя все же нужно предупредить заранее, поскольку на данный период  сотруднику необходимо найти замену.

Поэтому идеальный срок, за который пишется заявление работником – это 3-5 дней до начала оплачиваемого ежегодного отдыха.

к оглавлению ↑

Как оформить бланк правильно?

Типового шаблона документа на отпуск нет. Но есть определенные правила, которые необходимо следовать  при заполнении.

Обязательно нужно написать в правом верхнем углу название организации, ФИО руководителя, а также его должность.  Это лицо, на имя  которого пишется заявление.

По центру пишется название документа, а внизу основная часть — текст. В ней сотрудник указывает, что ему необходим положенный по закону ежегодный отпуск, его дату, а также количество отпускных дней.

Обязательно указать и данные заявителя, в частности, ФИО и должность сотрудника, который просит отдых.

Дата заявления и подпись должны стоять в конце документа.

Заявление можно написать от руки или напечатать на компьютере. Желательно на листе формата А 4.

к оглавлению ↑

Скачать образец заполнения

Скачать образец правильного написания заявления о предоставлении очередного основного отпуска на 2 недели вне графика отпусков – word.

Так выглядит образец:

к оглавлению ↑

На неиспользованный работником оплачиваемый отдых за прошлый год

Если сотрудник не использовал в прошлом году свой очередной оплачиваемый отпуск, то у него есть возможность добавить его к текущему и продлить, таким образом, свой ежегодный положенный отдых на накопившееся время.

Это законное право сотрудника.

Но у руководителя есть  право отказать работнику в предоставлении ежегодного отпуска сразу с продлением, если ценного сотрудника не кем заменить.

Но в таком случае, начальник может договориться о разделении отдыха на несколько частей.

Написать заявление на неиспользованный период ежегодного отдыха не сложно.

Также пишется название организации, данные руководителя и основная часть текста.

В ней указывается, с какой даты сотрудник желает получить оплачиваемый отпуск отпуск и сколько дней у него есть в запасе с прошлого года.

Ниже все также дата и подпись работника. Если есть необходимость, то роспись нужна с расшифровкой.

Важно, что сотрудник должен помнить, при увольнении все неиспользованные отпуска сгорают, за них выплачивается денежная компенсация.

Если сотрудник пришел на новое место работы, а со старой компании у него есть 10 не отгулянных дней, то продлить ежегодный отпуск на новом месте трудоустройства не получится. Прошлый директор автоматически должен начислить компенсацию за эти дни.

к оглавлению ↑

Пример написания

Скачать образец заполнения заявления на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, неиспользованный за прошлый год – word.

Так выглядит образец:

к оглавлению ↑

Как ставится виза директора с резолюцией «не возражаю»?

Для подтверждения ознакомления с документом руководитель должен поставить свою визу с резолюцией на предоставленное заявление.

В резолюции должно быть написано «не возражаю» или  наоборот «возражаю», если начальник не может удовлетворить просьбу сотрудника.

Кроме того, перед  непосредственно визой директора в обязательном порядке должна стоять подпись начальника.

Если на предприятии имеется приказ, который касается данного сотрудника и его отпуска, то можно поставить пометку со ссылкой на приказ.

к оглавлению ↑

Срок хранения в архиве

Каждая компания имеет свой архив,  в котором  хранится вся важная документация для организации. Что касается сроков хранения, то здесь все напрямую зависит от важности документов.

Например,  просьба  на выход в отпуск по беременности и родам, а также отдых без заработной платы хранятся в архиве 75 лет, поскольку могут потребоваться при назначении пенсии сотруднику или по другим случаям.

Что касается бумаги на ежегодный положенный оплачиваемый отдых, то срок ее хранения гораздо меньше — всего 5 лет.

к оглавлению ↑

Где должны храниться?

Для всех компаний есть закон о том, что при ведении документооборота должен быть архив, где хранятся все важные бумаги положенный по закону срок.

Все документы могут делиться на несколько видов. Это могут быть распорядительные документы (приказы), организационные, а также  справочно-информационные.

Сначала заявление находится непосредственно у руководителя. Поскольку он должен его рассмотреть и вынести решение.

Затем издается приказ, происходит расчёт наличных, только потом документ  передается в архив ответственным лицам.

Чаще всего все заявления хранятся в личном деле сотрудника вместе с остальными документами.

к оглавлению ↑

О том, как правильно написать заявление на отпуск, можно узнать из данного видео:

к оглавлению ↑

Выводы

Каждый год любой рабочий человек по Трудовому кодексу должен отдыхать. Период законного основного оплачиваемого отпуска длится 28 дней.

Если все распределено в компании согласно графику отпусков, то дополнительно писать от сотрудников ничего не требуется.

В противном случае на имя руководителя нужно оформить заявление, на котором начальник обязан поставить свою роспись и согласие. Минимальный срок подачи – 3 дня.

Если есть спланированный график, то понадобится только уведомление от руководителя с радостной новостью о скором начале отдыха.

Тогда у Трудовой инспекции к организации не возникнет вопросов и не придется платить заоблачных штрафов.

Источник: //rabotnika.ru/zayavlenie-na-ezhegodnyj-otpusk/

Где хранятся заявления работника на очередной отпуск

Где хранятся заявления работника на очередной отпуск

Дополнительно указывается фамилия, имя, а также отчество ребёнка, начальная дата и сроки (до 1,5 или 3 лет);

  • предоставление отпускных дней с последующим увольнением также начинается с просьбы о предоставлении с указанием продолжительности и даты, а затем дополнительно прописывается фраза: «С последующим расторжением трудового соглашения» (причина – собственное желание);
  • предоставление отпускных дней без сохранения заработной платы начинается с просьбой о назначении отпуска, не сохраняя зарплату. Следом прописывается дата и дни. Дополнительно указывается причина (к примеру, семейные обстоятельства, болезнь родственника).

Оформление Требуется немного отступить и далее проставить дату формирования заявления, свою подпись с расшифровкой. Заявление готово. Пример заявления: Генеральному директору ООО «Гармония» Слепочадову М.П.

Срок хранения заявлений на отпуск

До истечения шести месяцев оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен по соглашению сторон. Исключение предусмотрено для отдельных категорий работников, которым отпуск по их заявлению должен быть предоставлен до истечения шести месяцев непрерывной работы.

К ним относятся — женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работники в возрасте до восемнадцати лет; работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев; другие категории работников, если это предусмотрено Трудовым кодексом или иными федеральными законами.

Где хранить заявления на отпуск работников

Справка В заявлении указываются следующие сведения:

  1. название организации-работодателя;
  2. статус, подробные паспортные данные и адрес заявителя;
  3. дата начала «декрета» (и дата его окончания, если она известна заранее);
  4. дата составления документа;
  5. фамилия, имя, отчество и дата рождения ребенка;
  6. тип назначаемого пособия;
  7. реквизиты для выплаты пособия.

Скачать чистый бланкСкачать в .doc Скачать заполненный образецСкачать в .doc Важно: к заявлениям часто прилагаются документы, подтверждающие право работника на отпуск определенного типа — справка-вызов из вуза, свидетельство о смерти родственника или рождении ребенка, листок нетрудоспособности и т.д.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Резолюция может содержать разные слова, например «Разрешаю», «Утверждаю» или уполномочивать специалиста по кадрам составить приказ.Пример: Ф.А. Малининой Подготовить приказ О предоставлении отпуска С 12 мая 2017 года Подпись Герасимов И.В. 29.04.2017 года ВНИМАНИЕ.

Любая резолюция всегда должна включать в себя личную подпись руководителя (или иного уполномоченного лица), расшифровку подписи с ФИО и дату.

Ниже представлен образец резолюции: Где и сколько лет оно хранится? Все заявление сотрудника хранятся в его личной карточке (деле сотрудника), которое заводится при поступлении на работу на каждого работника.

В компаниях с небольшим штатом иногда заявления складывают в специальную отдельную папку, которая так и называется «Папка для заявлений на отпуск» (входящей корреспонденции). Заявления на очередной и учебный отпуск хранятся 5 лет.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Важно Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Образец заявления

После чего сотрудники отдела кадров составляют приказ о предоставлении ежегодного отпуска. СПРАВКА. В некоторых крупных компаниях разработаны фирменные бланки, в которых следует только вписать даты и проставить подпись. Как составлять вручную? Как написать заявление на основной отпуск, форма документа:

  1. Оформление «шапочки».
    Берём чистый лист формата А4. В правом верхнем углу заполняем кому адресовано заявление с проставлением:
    • фамилии, имя и отчества уполномоченного лица;
    • его руководящей должности;
    • название организации.
  2. Следом прописываем лицо, от имени которого заполняется заявление с проставлением:
    • должности работника;
    • фамилии, имени и отчества;
    • наименование отдела, цеха или подразделения.
  3. Оформление «тела» документа. С новой строки посередине фиксируем название документа (заявление).

Срок хранения заявления на отпуск

Статьями 116, 117, 118, 119 ТК определены виды дополнительных оплачиваемых отпусков и порядок их определения. Удачи Вам.

——————————————————————— За сколько дней до сессии нужно принести справку-вызов и написать заявление на отпуск? Дело в том что я за неделю предоставил… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускЗдравствуйте! Пишите жалобу в трудовую инспекцию, ваши права нарушены. Обязаны были предоставить отпуск в соответствии со справкой-вызов.

Срок в ТК не прописан——————————————————————— Подскажите, пож-та, где и сколько хранить заявления на учебный отпуск и справку-вызов?… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускЭти документы являются основанием для сохранения среднего заработка на время учебного отпуска. Хранится не менее 5-ти лет в кадровом делопроизводстве согласно номенклатуре дел, утвержденной в организации. П.

Сколько хранятся заявления на отпуск

Если нет возможности включить в штатное расписание должность архивариуса, его функции поручаются сотруднику отдела кадров, службы делопроизводства или любого другого структурного подразделения компании. Возлагая на работника дополнительные обязанности в порядке совмещения, не выходите за рамки разумного.

Статья «Совмещение должностей. Какие есть ограничения» содержит подробные ответы на самые популярные вопросы по теме: вы узнаете, можно ли совмещать больше двух должностей в одной организации, нужно ли вносить запись о совмещении в трудовую книжку работника, и почему нельзя совмещать одноименные должности.

Дело в том, что заявления на ежегодный отпуск, независимо от времени его предоставления (по графику или нет), не подшиваются в личное дело сотрудника, поэтому хранятся всего лишь 5 лет — как и другие виды заявлений, справок и служебных записок, не включаемых в личные дела. Хранить в течение 75 лет положено лишь заявления на отпуск:

  • по уходу за ребенком;
  • без сохранения заработной платы;
  • предоставляемый лицам, работающим в тяжелых, вредных или опасных условиях.

Сколько хранятся заявления на отпуск, предоставленный в связи с учебой? Все те же пять лет, в отличие от заявлений об оплате учебных отпусков, которые работодатель может хранить и дольше — в течение всего времени, когда они могут понадобиться, но не менее 5 лет. Подробнее об архивном хранении кадровой документации читайте в статье «Правила и сроки хранения кадровых документов».

Источник: //yurburo61.ru/gde-hranyatsya-zayavleniya-rabotnika-na-ocherednoj-otpusk/

/ Таможенное право / Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ

Как и где нужно хранить приказы на отпуск? После того, как в кадровую службу и непосредственному руководителю поступает заявление сотрудника о желании уйти в отпуск, ответственным лицом составляется приказ, который в дальнейшем визируется работодателем и отправляется на хранение.

Такие документы располагаются в архиве в течение нескольких лет, при этом, допускается составлять определенные папки, в которые вносятся приказы о предоставлении отпуска, рассортированные по определенному структурному подразделению, году или по фамилиям работников.

После истечение определенного периода хранения на приказы недлительного хранения допускается составить специальный акт, после чего документы уничтожаются.

По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении. — Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет.
Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр.

Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»).
В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет.

Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.

Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.

И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу. — Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома.

Источник: //strahovanie58.ru/kak-pravilno-arhivirovat-zayavleniya-na-otpusk-i-prikaz/

Заявление на отпуск: образец при предоставлении ежегодного оплачиваемого отдыха, скачать бланк, где и как хранить, за какое время и как писать?

Где хранятся заявления работника на очередной отпуск

Работающий по трудовому договору гражданин имеет право на отдых. При этом предоставляться он должен ежегодно, минимальная длительность установлена ТК РФ и составляет 28 дней.

В компании должен быть разработан график, определяющий очередность ухода персонала в ежегодный отпуск. Если же такого документа нет, то сроки согласовываются с каждым работником отдельно на основании их заявления.

Заявление о предоставлении очередного отпуска нужно писать не всегда. В большинстве случае работодатель заранее планирует, как в следующем году будет отдыхать персонал.

Такое планирование удобно и сотрудникам, и руководству. Человек заранее может определиться с планами на будущий отдых, а директор будет уверен в бесперебойности рабочего процесса.

Если график составлен, и в нем определены даты начала и продолжительность трудового отдыха, то писать заявление работнику не нужно.

Заявление подается в следующих случаях:

  1. Отпускные даты не установлены в графике.
  2. Работник хочет пойти отдыхать в другое время, отличное от запланированного.

Первый случай может быть связан с отсутствием самого графика на предприятии либо с невнесением в него сотрудника. Причиной тому может быть прием на работу в текущем году.

Второй случай может возникнуть как по инициативе работника, так и работодателя. Изменения могут быть внесены в запланированное время, если согласны обе стороны.

Заявление при этом может быть написано как по желанию работника, так и в ответ на предложение руководства перенести отпускные даты на другой срок в связи с производственной необходимостью.

Если график составлен, и сотрудник идет отдыхать точно в сроки, в нем указанные, то основанием для ухода в отпуск будет выступать данный график.

Заявление работник не пишет.

Работодателю при этом нужно убедиться, что он уведомил человека о том, когда начинается его отпускное время, по крайней мере, за 2 недели до его начала.

Нарушение этого правила является нарушением трудового законодательства для работодателя.

Если директор не уведомит о начале отпуска по графику за 2 недели, то работник вправе будет на свое усмотрение выбирать даты отдыха и переносить его на удобные даты.

Уведомлением будем считаться либо письменный документ, в котором указано, когда начинается очередной отдых, либо ознакомлением с графиком под роспись по факту его составления.

За сколько дней оформлять?

Четких сроков подачи заявления об ежегодном отпуске до сих пор не прописано в ТК РФ. Однако говорится об обязательстве работодателя оплатить предоставленный очередной отдых не позднее, чем за 3 дня.

При более поздней выплате отпускных для работодателя наступает ответственность, в том числе и обязанность по начислению компенсации за дни просрочки.

Теоретически сотрудник не ограничен в сроках подачи заявления, однако на практике рекомендуется учесть данную обязанность работодателя и подать заявление хотя бы за 3 дня до начала желаемого отпуска.

В зависимости от ситуации работодатель может либо согласиться предоставить очередной оплачиваемый отдых в даты, указанные в заявлении, либо внести свои предложения относительно отпускных сроков.

По итогам составляется приказ на отпуск, который служит основанием для внесения изменений в кадровые документы и начисления отпускных.

Как написать для предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха работнику?

Заявление можно оформить на обычном листе, указав в его верхней части ФИО и должность руководителя, а также сведения о себе.

Текст может содержать следующую информацию:

  • просьба предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • длительность отдыха в календарных днях;
  • дата начала отпускного периода, дату окончания можно не писать, кадровик самостоятельно ее рассчитает;
  • причина предоставление отпуска – следует писать в случае, если работник хочет получить отдыха в период, отличный от указанного в графике. Для убеждения работодателя в необходимости изменения отпускных дат лучше указать как можно более уважительную причину;
  • подпись и дата.

Как ставится виза на бланке?

Составленный бланк подается в кадровую службу, своему начальству или иному ответственному лицу.

Вопрос о предоставлении очередного отпуска согласовывается руководителем. Не всегда директор обязан предоставлять трудовой отпуск.

В ТК РФ прописаны случаи, когда по заявлению работодатель сотруднику обязан предоставить отдых. Например, при подаче заявления беременной сотрудницей, при условии, что отпуск оформляется непосредственно перед декретом.

Виза руководителя ставится на бланке заявления почти всегда.

Она служит сигналом для оформления приказа или отказа сотруднику.

Кадровый специалист, получив заявление с резолюцией руководителя, сможет понять, что ему дальше делать.

В случае согласия директор может написать «Не возражаю» или «Предоставить отпуск 14 календарных дней с 16 июня 2019 года» или иную формулировку.

Никаких строгих требований к резолюции директора на заявлении о предоставлении отпуска не предъявляется.

Работодатель не обязан ее ставить, если такая необходимость отсутствует.

Где хранить – сроки хранения

Работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов. Заявления сотрудников о предоставлении ежегодных отпусков хранятся на протяжении 5-ти лет.

Хранить можно в личном деле, если оно заведено на работника. Можно завести для хранения отдельную папку.

Приказы о предоставлении очередных отпусков также подлежат хранению, срок равен 5-ти годам.

Скачать образец на неиспользованные дни за прошлые периоды (год)

Если работник не использовал оплачиваемый отдых в текущем году, то он не теряется и не сгорает, а переносится на следующий год.

Он может быть присоединен к отпуску за будущий год либо предоставлен отдельно.

Если в график неиспользованный отпуск за прошлые периоды не был включен, то для его использования сотрудник пишет заявление, в тексте которого следует указать, за какой именно рабочий год заявитель желает получить отдых.

Рабочий год – это не календарный год, а тот, который начинает исчисляться с даты устройства в организацию.

Скачать заявление на отпуск за прошлые периоды (год) – образец.

Пример на 2 недели, 1 день

Работник может попросить продолжительность отпуска меньшую, чем минимальная по ТК РФ.

Не обязательно использовать сразу все 28 дней.

Время отдыха можно делить на части, но хотя бы одна из них должна составлять 2 недели.

Остальную продолжительность можно выбирать по согласованию с директором, например, можно отдохнуть еще неделю, а последние 7 дней использовать в качестве однодневных отгулов в течение года.

Ниже представлены примеры оформления в случае предоставления двухнедельного и однодневного отдыха.

Заявление о предоставлении отпуска на 2 недели – образец.

Так выглядит образец:

Заявление на ежегодный оплачиваемый отгул на 1 день – образец.

Так выглядит образец:

Образец заявления на предоставление ежегодного отпуска, а также заявление на отпуск за свой счет и отпуск с последующим увольнением, можно посмотреть в данном видео:

Вопрос по правам
Добавить комментарий